En la contratación de un servicio de este tipo destacamos la centralización y transparencia del proceso de compras con la cual se logra una economía de recursos, el acceso a una amplia selección de proveedores tanto argentinos como internacionales y un estricto monitoreo de costos y plazos de entregas pre-establecidos.
Se contemplan todas las etapas de compras, desde la definición de las necesidades específicas para cada área, la preparación de los presupuestos, la licitación y negociación de precios, las contrataciones, el seguimiento de la producción, control del embalaje y rotulado, control de embarque, entrega e instalación en el destino final.
Un Servicio de Administración de Compras constituye un elemento clave, es por eso que nuestra propuesta abarca las diversas áreas de aplicación que todo proyecto de hospitalidad ya sea nuevo o de remodelación debe contemplar. Será necesaria la adquisición de variados elementos tales como: muebles para habitaciones y áreas públicas, telas para tapicería y cortinas, ropa de cama, artículos de iluminación, alfombras, revestimientos de paredes, accesorios para decoración. Materiales operativos como vajilla, mantelería, uniformes y otros. Para ello y debido a la gran amplitud de trabajos que comprende la gestión de compras se ha diseñado un sistema de fases de tareas a ejecutar:
1. Armado del Cronograma de Compras:
Se establecerán los plazos necesarios para poder cumplir con las premisas y pautas para lograr una gestión de compras satisfactoria acordando las fechas límites para licitar, adjudicar y contratar a los diversos proveedores sobre cada área de acción.
2. Análisis del Presupuesto Global:
Con la cuantificación e identificación de cada artículo que forma parte del proyecto y siguiendo los parámetros técnicos establecidos entre el comitente y el profesional se elabora el presupuesto Global preliminar. Una vez terminado es revisado conjuntamente entre las partes vinculantes, estableciendo costos en función a calidades pretendidas. Si estos fueran elevados se analizarán alternativas a los mismos para mantener los parámetros de la inversión financiera.
3. Licitación de Precios.
Una vez aprobado el presupuesto y teniendo toda la información para el desarrollo, se prepara la documentación que se entregará a los oferentes como pliego de licitaciones. Los oferentes podrán ser propuestos tanto por el Comitente como por el Agente de Compras incluyendo alternativas locales e internacionales.
4. Negociación y Contratación de Compras.
Todas las licitaciones son revisadas conjuntamente con el Comitente, a fin de preservar la transparencia de las mismas, y en concordancia con las pautas preexistentes se procede a las adjudicaciones y contrataciones de los mejores oferentes ya sean locales o internacionales. Siempre se prioriza buscar el equilibrio entre calidad y costo sin perjudicar la futura operación del Hotel ya que una mala negociación en la gestión de compras repercutirá en una ineficiente operación hotelera. En este proceso se brinda asesoramiento sobre las pautas y términos que se deben incluir en las órdenes de compra para cubrir cualquier imprevisto.
5. Producción y Expedición de mercadería.
Una vez que el prototipo fue aprobado se procede a la fabricación de la totalidad de la producción respetando los estándares requeridos con el prototipo aprobado. Se realizan numerosas visitas a los talleres de los proveedores para constatar la evolución del proceso de fabricación. Por cada verificación se efectúa una minuta informando del proceso y ejecuciones. De esta forma se garantiza que a la fecha de efectuarse el embarque o entrega de la mercadería contratada, la calidad y el acabado sean los convenidos contractualmente.
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